Automatización de documento

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Automatización de documento (también conocido como conjunto de documentos) es el diseño de sistemas y flujos de trabajo esa ayuda en la creación de documentos electrónicos. Estos incluyen sistemas basados en la lógica que utilizan segmentos de texto preexistente y/o datos para armar un nuevo documento. Este proceso se utiliza cada vez más dentro de ciertas industrias para ensamblar documentos legales, contratos y cartas. Sistemas de automatización de documentos también pueden utilizarse para automatizar todo texto condicional, texto variable y datos contenidos dentro de un conjunto de documentos.

Sistemas de automatización permiten a las empresas a minimizar la entrada de datos, reducir el tiempo empleado en corrección de pruebas y reducen los riesgos asociados con los errores humanos. Beneficios adicionales incluyen: tiempo y ahorros financieros debido a manejo, documento de carga, almacenamiento, distribución, franqueo y envío de faxes, disminución del papel de teléfono, mano de obra y residuos.

Contenido

  • 1 Conjunto de documentos
  • 2 En Supply Chain Management
  • 3 En servicios legales
  • 4 En los seguros
  • 5 Véase también
  • 6 Referencias
  • 7 Enlaces externos

Conjunto de documentos

Las funciones básicas son reemplazar el engorroso manual de cumplimentación de documentos repetitivos con sistemas basados en la plantilla donde el usuario responde a la pantalla de ingreso de datos o preguntas entrevista controlados por software. La información recopilada luego rellena el documento para formar un buen borrador '.[1] Hoy que sistemas de automatización más avanzada de documentos permite a los usuarios crear sus propios datos y reglas (lógica) sin necesidad de programación.

Software de automatización de documentos se utiliza principalmente en la legal, servicios financieros, y gestión del riesgo industrias, puede ser utilizado en cualquier industria que crea documentos basados en transacciones. Es un buen ejemplo de cómo se puede utilizar software de automatización de documentos hipotecas comerciales documentos. Una transacción de hipotecas comerciales típicas puede incluir varios documentos incluyendo:

  • nota promisoria
  • indemnización ambiental
  • contrato de fideicomiso
  • hipoteca
  • garantía

Algunos de estos documentos pueden contener hasta 80 a 100 páginas, con cientos de párrafos opcionales y elementos de datos. Software de automatización de documentos tiene la capacidad para rellenar automáticamente las variables de documento correcto basadas en los datos de la transacción. Además, algunos software de automatización de documentos tiene la capacidad de crear una serie de documentos donde todos los documentos relacionados están encapsulados en un solo archivo, haciendo versiones y colaboración fácil y rápido.

Aplicaciones de software más simples que son fáciles de aprender también pueden utilizarse para automatizar la preparación de documentos, sin excesiva complejidad. Los administradores portapapeles permiten al usuario guardar fragmentos de texto utilizados, organizarlos en grupos lógicos y luego rápidamente acceder a ellas para pegar en los documentos finales.

En Supply Chain Management

Hay muchos documentos utilizados en logística. Se llaman: facturas, listas de embalaje/ resbalones y sábanas (manifiestos), listas de contenido, buscar entradas, reconocimiento de llegada formas/informes de muchos tipos (ej.: MSDS, mercancía dañadaDevuelve mercancías, detalló/extracto, etc..), importación/exportación, entrega, conocimiento de embarque (BOL), etc.. Estos documentos son generalmente la contratos entre el consignatario y el expedidor, así que son muy importantes para ambas partes y cualquier intermediario, como un logística de terceros empresa (3PL) y gobiernos. Documento dentro de logística, gestión de cadena de suministro y centros de distribución se realiza generalmente trabajo manual o semi-automáticamente usando escáneres de código de barras, software y sobremesa impresoras láser. Hay algunos fabricantes de sistemas de automatización de documentos de alta velocidad que compararán automáticamente el documento impreso láser a la orden y tampoco introducir o aplicar automáticamente un adjunto carterabolsa para el contenedor de envío (generalmente un flexible polybag o fibra de cartón corrugado/ rígido recipiente). Vea a continuación enlaces de vídeo externo web mostrando estos sistemas de automatización de documentos. Protección de la privacidad y Robo de identidad son grandes preocupaciones, especialmente con el aumento de e-Commerce, Internet/Compras en línea y Canal de compras (otro, más allá de las referencias son Catálogo y pedidos por correo comercial) por lo que es más importante que nunca para garantizar el documento correcto es casado o asociado a la orden correcto o envío cada vez. Software que producen documentos son; ERP, WMS, TMS, legado middleware y la mayoría de paquetes de contabilidad.[citación necesitada]

Un número de proyectos de investigación ha investigado la mayor estandarización y automatización de documentos en la industria del transporte.[2]

En servicios legales

El papel de la tecnología de automatización en la producción de documentos legales ha sido ampliamente reconocido. Por ejemplo, Richard Susskindes el libro 'El fin de abogados' Mira en el uso de software de automatización de documentos que permite a los clientes generar contratos de trabajo y voluntades con el uso de una entrevista en línea o árbol de decisión.[3] Susskind considera a documento conjunto como uno de los 10'tecnologías disruptivas' que están alterando la cara de la profesión jurídica.[4] En grande ley cada vez más se utilizan sistemas de montaje de documento firmas para sistematizar el trabajo, tales como hojas de término complejo y los primeros borradores de los contratos de crédito.[5][6]

Con la liberalización del mercado de servicios legales del Reino Unido encabezado por el Servicios legales ley 2007 las grandes instituciones han ampliado sus servicios para incluir asistencia jurídica para sus clientes.[7][8] La mayoría de estas empresas utiliza algún elemento de tecnología de automatización de documentos para proporcionar servicios de documentos legales en la Web.[9] Esto ha sido visto como anunciando una tendencia a la mercantilización que tecnologías como resultado de automatización de documento en alto volumen, servicios legales bajo margen 'empaquetados' y proporcionados a un público masivo.[10][11][12]

En los seguros

Las pólizas de seguros y certificados, dependiendo del tipo, documentos de política también pueden ser cientos de páginas de largo e incluyen información específica sobre el asegurado. Por lo general, en el pasado, estos documentos seguros paquetes fueron creados por un) escribiendo cartas de forma libre, b) añadiendo pre-impresas folletos c) edición de plantillas y d) personalización de gráficos con la información requerida, luego manualmente clasificación e insertando un paquete con todos los documentos y los envía por correo al asegurado. Los distintos documentos incluidos en un paquete pueden incluir los siguientes tipos de documentos:

  • Carta de bienvenida
  • Contrato
  • Certificado
  • Documentos específicos de la política del estado
  • Listado de artículos asegurados y seguros cantidades
  • Enmiendas
  • Jinetes
  • Tarjeta de identificación
  • Información de la empresa
  • Material de Marketing (otros productos)

Un montón de trabajo puede ir a armar un paquete. En la mayoría política admin sistemas, el sistema generará una especie de declaración política como punto de partida, pero podría necesitar ser modificado para requisitos particulares y mejorado con otros materiales requeridos.

Véase también

  • Documento de modelado
  • Inteligente de documentos

Referencias

  1. ^ Artículo: Interrumpir modelos de negocio firma de ley convencional mediante documento conjunto Montaña, Int J ley Info Tech., 2006; 0: eal019v1
  2. ^ "E-FREIGHT es un proyecto integrado dentro del séptimo programa marco de la UE". e-Freight. 23 de noviembre 2012.
  3. ^ ¿Artículo que tiene miedo de generación de computadora? Eduardo Reyes (jueves, 28 de octubre de 2010)
  4. ^ Al final de los abogados?: repensando la naturaleza de Legal Services Richard Susskind OBE Oxford University Press, USA (15 de enero de 2009)
  5. ^ Artículo: Justicia rápida Pete Swabey (20 de diciembre de 2010)
  6. ^ Artículo: Servicios al cliente - las relaciones de distancia Marc-Henri Chamay tecnología Legal diario
  7. ^ Artículo: Preparó para el big bang y Tesco ley Jon Robins los tiempos
  8. ^ Artículo: Un viaje a las tiendas puede terminar en divorcio Ellen Kelleher el Financial Times
  9. ^ Artículo: Por qué servicios legales grandes marcas son malas noticias para abogados Neil levantó al guardián (martes, 02 de noviembre de 2010)
  10. ^ Artículo: Servicios de mercantilización de la Legal - lo que significa para el futuro de la práctica Legal Gaceta de ley Sylvia Lowe
  11. ^ Artículo: de hecho a medida para los productos básicos Profesor Richard Susskind OBE tecnología Legal diario (2006)
  12. ^ Artículo: El negocio de bienes Profesor Richard Susskind OBE la Gaceta de la sociedad de la ley (jueves, 13 de abril de 2006)

Enlaces externos

  • Documento automatización con sistema Omni Ecrion (EOS) por Ecrion Software

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